Antes de explicar cómo crear una factura dentro de Omos Cloud es importante comprender los siguientes conceptos utilizados por Osmos:



A) Cotización: Es el documento principal que precede a un contrato y/o una factura. Si no hay cotización no puede haber contrato o factura.

B) Contrato: Se genera a partir de una cotización y el formato es casi idéntico a la cotización pero este contiene los términos de pago. Digamos que el contrato es la etapa donde el cliente confirma su intención de compra, renta o acuerdo. Esta etapa es SUMAMENTE importante para el resto de los proceso dentro de Osmos. Como ejemplo si no existe un contrato no puede haber un control pagos dentro de cuentas por cobrar.


NOTA: No es necesario tener una factura para crear un contrato y viceversa. Podrìamos llamar al contrato como una nota de venta.


C) Factura: 

 Se genera a partir de una cotización y el formato es casi idéntico a la cotización pero contiene el código QR, cadenas e información necesaria del CFDI. Puedes crear una factura sin tener un contrato y viceversa. 

UNA VEZ UNA FACTURA CFDI CREADA, ESTAS NO SE PUEDEN EDITAR. NO PODRAS AGREGAR, BORRAR O EDITAR PRODUCTOS, CANTIDADES O CONCEPTOS. 


En este video te mostramos todo el proceso de creacion de facturas


 






PASOS PARA CREAR UNA FACTURA


PASO 1. INGRESA LA INFORMACIÓN DE TU CLIENTE


Da de alta la información de tu cliente registrándola dentro del módulo "Clientes". La información necesaria para poder emitir una factura es: RFC (Número de Identificación Fiscal) y Razón Social. Una vez registrada en Osmos ya no sera necesario volverla a ingresar.







    NOTA: Si quieres saber como puedes dar de alta un nuevo cliente dirìgete a: ¿Còmo agrego un cliente? (3 mètodos)






PASO 2. CREA UNA COTIZACIÓN 


A) Para crear una cotización lo puedes hacer desde el módulo de clientes o desde el módulo de cotizaciones seleccionando al cliente de la lista y haciendo clic en "Agregar cotización".





    NOTA: Si deseas conocer con mas detalle como crear una cotización dirígete a: ¿Cómo puedo crear una cotización / estimación? (6 métodos)


        B) Una vez dentro de la cotización captura la información de los productos o servicios que vas a facturar, selecciona el estatus de la cotización y damos clic en guardar.





¡¡IMPORTANTE!! Puedes realizar facturas a cotizaciones que fueron anteriormente creadas desde el modo edición.



PASO 3. CONVIERTE TU COTIZACIÓN EN FACTURA


        A) Una vez guardada la cotización da clic en "factura" dentro de la sección "Fechas, Horarios y Facturación".





        B) Una nueva pantalla aparece donde seleccionamos la fecha de facturación,uso del CFDI, lugar de expedición, método de pago, forma de pago. Completa los campos y haz    clic en Crear CFDI.






¡¡IMPORTANTE!! Es necesario contar con folios para poder emitir facturas. Los timbres o folios se compran con Osmos Cloud directamente. Ponte en contacto con nosotros.



Una vez creado el CFDI en la parte inferior de la pantalla aparecerá una nueva sección llamada "Factura Electrónica". Desde aquí podrás:


A) Descargar el PDF
B) Descargar el XML
C) Revisar la informacion de la factura
D) Enviar por correo la factura en PDF y XML
E) Cancelar la factura (Cuando aplique)











¡¡IMPORTANTE!! Si creas una factura sin CONTRATO NO podras dar seguimiento a pagos, NI a complementos de pagos o pago en parcialidades dentro del módulo de cuentas por cobrar.





CREA UN CONTRATO PARA DAR SEGUIMIENTO A PAGOS



Escenario 1. De Factura a Contrato

 

A) Para converitr una factura en contrato selecciona la etapa de la cotización que tenga asiganda la condicion de crear un contrato, en este ejemplo "Reservado".



NOTA: Para conocer mas respecto a como funcionan las etapas de cotización dirígete a: ¿Qué son las etapas de cotización?



B) En la sección condiciones pago ingresa las fechas, método y monto de los pagos. 

La información de pagos se puede actualizar posteriormente en el modulo de cuentas por cobrar. 





        C) Da click en "Autorizar".






Escenario 2. De Contrato a Factura

        A) Para crear una factura a partir de un contrato puedes hacerlo desde el listado de contratos dentro del modulo de cotizaciones o también puede hacerlo desde la pantalla de inicio buscando en nombre del cliente y el  # contrato. Una vez identificado damos clic en factura.





B) Una vez dentro del contrato damos clic en "factura". Una nueva pantalla aparece donde seleccionamos la fecha de facturacion,uso del CFDI, lugar de expedición, método de pago, forma de pago y damos clic en crear CFDI.






Una vez creado el CFDI en la parte inferior de la pantalla aparecerá una nueva sección llamada "Factura Electrónica". Desde aquí podrás:


A) Descargar el PDF
B) Descargar el XML
C) Revisar la informacion de la factura
D) Enviar por correo la factura en PDF y XML
E) Cancelar la factura (Cuando aplique)



¡¡IMPORTANTE!! EN OSMOS NO DAMOS ASESORIA CONTABLE NI CONOCEMOS LAS REGLAS FISCALES. POR FAVOR CONSULTA A TU CONTADOR PARA CUALQUIER CUESTIÓN CONTABLE O FISCAL.